Publiciteit

Publiciteit: hoe benader ik de pers?

Soa Aids Nederland heeft een afdeling Persvoorlichting, die jaarlijks een algemeen persbericht uitgeeft, waarmee het kader wordt gecreëerd voor de landelijke inbedding en de regionale activiteiten. Dit bestaat uit:

• Een algemeen gedeelte waarin wordt verwezen naar www.weekvandeliefde.nl voor alle activiteiten.
• Ruimte voor regionale/plaatselijke informatie.

Maak gebruik van het format van het persbericht van Soa Aids Nederland!

Let op: Soa Aids Nederland focust zich met name op de landelijke media. Stuur jouw persbericht naar Soa Aids Nederland zodat zij voorbereid zijn op eventuele vragen van de pers. Bij vragen over regionale activiteiten wordt uiteraard terugverwezen naar de regio.
Voor het format persbericht, informatie of vragen? Neem contact op met:
persvoorlichting@soaaids.nl
telefoon : 020 6262669 (Paul Zantkuijl of Margot Mulder)

Hieronder vind je informatie over:

• Het belang van goede publiciteit
• Voorbeelden van publiciteitsactiviteiten
• Tips over hoe om te gaan met de pers
• Het persbericht
• Tips over het persbericht

De pers
De pers kan een belangrijke bijdrage leveren aan het slagen van een geplande activiteit.

• Door aandacht in de media wordt draagvlak gecreëerd.
• Een artikel over seksualiteit en veilig vrijen levert gratis publiciteit op voor zowel de GGD, het JIP als de school of bibliotheek.
• Als je een activiteit organiseert in het uitgaanscircuit levert dit natuurlijk publiciteit op voor de uitgaansgelegenheid. Dit vergroot de kans dat uitbaters meedoen aan een actie.
• De informatie die je hebt is waardevol voor de pers. De combinatie van kennis over het onderwerp en ervaring in de praktijk, is voor journalisten vaak aantrekkelijk.

Voorbeelden van activiteiten die kunnen worden ondernomen naar de media:

• Toesturen van een persbericht naar regionale kranten of huis-aan-huisbladen via brief of e-mail.
• Geven van een radio-interview.
• Aandacht besteden aan de geplande activiteit in de nieuwsbrief vaan de GGD, in het eigen GGD-krantje of in het deel van de krant dat gereserveerd is voor nieuws van de GGD.
• Maak een website over je activiteiten tijdens de Week van de Liefde en verwijs in alle publicaties naar je website.

Tips over hoe om te gaan met de pers:

• Zorg dat er bij de GGD altijd iemand is die de pers te woord kan staan en zorg ervoor dat duidelijk is wie dat is. Maak hierover intern afspraken.
• Controleer een persbericht goed voordat het de deur uitgaat. Zorg dat men intern op de hoogte is van de inhoud ervan, bij voorkeur vóórdat het persbericht de deur uitgaat.
• Breng alles naar buiten wat relevant is. Hou geen dingen achter: slecht nieuws lekt toch wel uit. Als je het zelf naar buiten brengt, heb je in ieder geval invloed op hóe dat gebeurt.
• Zoek indien mogelijk contact met de journalist, die gespecialiseerd is in gezondheidszorg.
• Vraag aan de journalist om het artikel van tevoren te lezen. Geef alleen commentaar op inhoudelijke fouten, in principe niet op de wijze van formulering. Tenzij er een verdraaiing van je woorden heeft plaatsgevonden. Dit geldt met name voor persoonlijke interviews.
• Probeer een vertrouwensband te creëren met de journalist, zodat je kunt navragen of iets wel of niet geschikt is voor hun medium en je eventueel invloed kunt uitoefenen op de manier en het tijdstip waarop dingen naar buiten worden gebracht.
• Vaak schrijven journalisten zo strak op de deadline, dat er geen mogelijkheid of tijd is om jou het stuk eerst te laten lezen. Een journalist met wie je vaker contact hebt, kun je sowieso wat meer vertrouwen schenken. Dit komt de relatie en plaatsing van artikelen in de toekomst alleen maar ten goede.
• Controleer enkele dagen na verzending telefonisch of het persbericht is aangekomen. Zo heb je een goede reden om contact te zoeken met de desbetreffende journalist.
• Indien de journalist belt om vragen te stellen, hoef je niet meteen antwoord te geven. Vraag of de journalist hetgeen zij/hij wil weten op papier zet en per e-mail stuurt. Geef duidelijk aan wanneer je contact opneemt voor de antwoorden. Zo kan je je goed voorbereiden.
• Vragen waar je direct een helder antwoord op weet, kun je uiteraard meteen beantwoorden.

Het persbericht
Het persbericht hoeft geen kant-en-klaar artikel te zijn. Met een kort en bondig persbericht heb je een grotere kans dat journalisten het goed lezen en het kost hen weinig tijd er een artikel van te maken. Noem daarom het belangrijkste bovenaan.

Een persbericht bevat de volgende elementen:

• Een herkenbaar opschrift (briefhoofd/logo) zodat duidelijk is wie het bericht stuurt.
• Zet boven aan de pagina ‘persbericht’.
• Daaronder een datum en een pakkende titel (zonder lidwoorden).
• Zet de belangrijkste informatie in de eerste alinea bovenaan! Gebruik hiervoor de ‘wie, wat, waar, wanneer en waarom’ vragen. Geef hierop kort en bondig antwoord.
• Noem je samenwerkingspartners.
• Verwijs naar de website.
• Is het bericht langer dan één pagina, zet dan een paar regels onder de laatste zin: wordt vervolgd. Streef naar een persbericht dat korter is dan één A4.
• Zet drie regels onder de laatste zin: Einde bericht.
• Helemaal onderaan komt te staan: Noot voor de redactie. Hier geef je een naam en telefoonnummer. Het liefst een nummer waarop iemand altijd te bereiken is. Is dit niet mogelijk, vermeld dan de tijden waarop de contactpersoon op het nummer te bereiken is.

Tips:

• Schrijf zoveel mogelijk in de tegenwoordige tijd. Dit leest prettiger.
• Schrijf kort en bondig in pakkende en heldere zinnen.
• Schrijf neutraal.
• Schrijf actief: dus niet: ‘er worden allerlei activiteiten georganiseerd voor jongeren’, maar wel: De GGD organiseert diverse activiteiten voor jongeren van 12 tot 18 jaar’.
• Deel het persbericht na de hoofdalinea op in overzichtelijke vervolgalinea's. Gebruik tussenkopjes om aan te geven waar de alinea over gaat. Journalisten kunnen zo snel scannen.
• Introduceer woorden als soa door eerst te spreken van ‘seksueel overdraagbare aandoeningen (soa)’. Daarna kan je het woord soa gebruiken.
• Plaats het bericht op één kant van het vel papier; dus niet dubbelzijdig.
• Gebruik nietjes om de vellen aan elkaar te hechten; geen paperclips.
• Als je het persbericht via e-mail verstuurt, plaats het bericht direct in de e-mail en niet in een attachment. Dit scheelt een extra handeling voor de journalist.
• Plaats de kop van je persbericht in de ‘Onderwerpregel’. Refereer in de kop aan de Week van de Liefde. Bijvoorbeeld: ‘Week van de Liefde: Liefdesbus toert door Zoetermeer’.
• Mail geen afbeeldingen mee. Dit maakt de mail onnodig zwaar. De mailboxen van redacties zijn vaak toch al behoorlijk vol. Als je afbeeldingen hebt, vermeld je dit in de Noot van de redactie. Bijvoorbeeld: Digitale foto's van de Liefdesbus zijn op te vragen bij ...

Tip 2: